Teknolojik büyümelere geçim sağlayarak hizmetlerini daha süratli ve faal hale getirmeyi amaçlayan Karşıyaka Belediyesi, 2021 senesinde yaşama geçirdiği ‘dijital arşiv idare sistemi ’ ile çalışmalarını daha da kuvvetlendirdi.
Teknoloji yatırımlarında lider olan Karşıyaka Belediyesi, uygulama sayesinde hem resmi dokümanlar dijital civarda daha tehlikesiz biçimde saklanmaya başlandı, hem de fotokopi ve kâğıt gibi giderler en aza indirilerek ekonomiye ve ekolojiye katkı sağlandı.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında müessesenin İmar ve Şehircilik, Etüt Proje, Kentsel Değişim, Tasarı ve Proje, Yapı Hakimiyet, Ruhsat Teftiş ve Sağlık İşleri Müdürlükleri ile alakalı doküman, dosya ve evraklar dijital civarda da kayıt altında yakalanıyor. Bu kapsamda takribî 5 milyon sayfa doküman ve 542 bin 740 proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemine AYS aktarımı sağlandı. Arşiv Müdürlüğü ’nün vazifeleri arasında yer alan ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yapılıyor.
SÜRATLİ VE SAĞLIKLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile kullanılacak belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş eforu kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği de korunmuş oluyor. Ömür boyu saklanabilen belgeler süratli, sağlıklı ve aktüel bir biçimde raporlanabiliyor.
TASARRUF SAĞLANIYOR
Dijital dosyalama ile yer kaybı eksiltilirken fotokopi, kâğıt, kartuş gibi giderlerden de tasarruf ediliyor; Karşıyaka ’nın karbon salınımının eksiltilmesine katkı sağlanıyor. Arşiv İdare Sistemi üzerinden suret hizmetleri daha süratli bir biçimde veriliyor. Arşiv Müdürlüğü dijitalleşme sürecine öbür müdürlüklülerin dokümanlarının ilave edilmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye girmesi için çalışmalarına devam ediyor.
TEKNOLOJİYE GEÇİMLİ KENT
Karşıyaka Belediye Başkanı Dr. Cemil Tugay, “Teknolojik büyümeler birçok alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da yaşamı çok kolaylaştıran çözümler sunuyor. Bu yönde, ehemmiyetli bir zorunluluk haline gelen dijital arşivleme sistemi ile fiziksel belgelerin rakamsallaştırılarak dijital etrafa taşınması, pek çok açıdan ehemmiyetli avantajlar getiriyor. Dijital arşiv, üzerinde uzun zamandır çalıştığımız ve çok umursadığımız bir mevzu. Takribî 5 milyon sayfa doküman ve 542 bin 740 projeyi tarayıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemine ekledik. 1949 senesine ait belgelerimizi bile rakamsallaştırdık ve Karşıyaka ’mızın belleğine sahip çıktık. Vatandaşlarımızın işlerini zaman kaybetmeden yapmalarını sağladık. Tozlu raflarda bilave eden milyonlarca doküman, binlerce tasarıya artık tek tuşla ulaşabiliyoruz. Karşıyaka Belediyesi olarak; kolay ulaşım, zaman ve iş eforu tasarrufu sağlayan dijital arşiv çalışmalarımızı kuvvetlendirmeye devam edeceğiz” dedi.
Kaynak: BYZHA Beyaz Haber Ajansı
